どうも、ヨウ-Ｐ(@s_y_prince)ことYO-PRINCEです！
いろんな切り口からカイゴのヒントをお届けしています！
今回の記事は、こちらのツイートを解説させていただきます↓
業務手順を会議で話し合い見直したときはマニュアルに追記して議事録にはマニュアル参照とだけ書く
— ヨウ-P@介護福祉士×ブログ漫才師 (@s_y_prince) 2020年1月9日
手順はすべてマニュアルに記載されている状況にしちゃいましょう！
議事録よりマニュアル見ることを習慣づけたい📝#介護にまつわる小さな引き出し
介護業務のマニュアルはなかなか機能しにくいですよね…。
せめてマニュアルに意識を向けてほしい…。
そんなときはこの方法を試してみてください！
- マニュアルは変えていくべきもの！
- 業務の追加変更内容は議事録には書かない！
- マニュアルの追加変更内容はいったんリスト化して別紙に備忘録的に残そう！
- 「追加変更リスト」のまとめ方
- 一元化してマニュアルに触れる機会を増やそう！
- まとめ
マニュアルは変えていくべきもの！
これまでもマニュアルについては記事を書いてきました↓
マニュアルは、一定の質を保ちながら、その業務を継続可能なものにしていくために必要不可欠です！
そうです！
マニュアルどおりに介護しなきゃ！
ん～…、そう言われるとちょっと違うなって思ってしまいます。
感覚としては、いったんはマニュアル通りにやってみる感覚。
これまでの記事でも一貫して書いていることは、マニュアルは変えていくものだと捉えるべきだということです。
「いったん今やっている業務を文書化している」のがマニュアルで、それをより良い介護ができるようにどんどん変えていきます。
つまり、実際の業務が先で、その証としてマニュアルが後から出来上がってくる感覚がよいと思っています。
では、実際の介護現場では、どうされているのでしょうか？？
実際にやっている業務を変えていく際に、会議で話し合い結論を出し、それを議事録に残しチーム全体に周知して業務を標準化していくことをされている事業所が多いと思います。
マニュアルは機能せず棚にしまわれたままで、議事録や申し送りノート等で業務手順が周知されているようなことが多いんですよね…。
議事録等が使いやすいのは分かるんですけど、それではどう頑張ってもマニュアルが生きてこず、いつまでも議事録等で仕事をしてしまうことになってしまうのではないか…と思うわけです。
業務の追加変更内容は議事録には書かない！
議事録等ばかりを見てマニュアルに目が向かないのであればどうすればいいのでしょうか？？
答えは簡単！
会議で新たに決めた業務手順は議事録等に書かないということです。
議事録には話し合った内容等については書いていいと思いますが、結論は議事録等には書かず、結論は「マニュアル参照」と書いておきます。
マニュアルに都度業務手順を追加していって、マニュアルのほうを見るように仕向けるわけです。
都度マニュアルに追加変更するの？？
めんどくさいじゃん！
そうなんですよね…。
都度マニュアル変更なんてめんどくさいです(-_-;)
マニュアルの見直しなんてものは、せいぜい１年に１回が限界です。
なんなら１年に１回でさえかなりの手間です…。
というわけで、マニュアルへの追加変更の方法については工夫が必要となってきます。
マニュアルの追加変更内容はいったんリスト化して別紙に備忘録的に残そう！
業務手順を見直したときに、できるだけ簡単に見られる方がいいと思います。
業務の見直しって事業所によっては結構頻回にされていることもあると思うんです。
どう決まったか忘れてしまうこともありますよね(^_^;)
例えば、介護現場ではこんなことがあります。
こないだ話し合ったお風呂の片づけってどう決めたっけ？
３ヶ月前の会議でこうするって決めたと思うんやけど…、Ｂさんが違う方法でしてるから確認したくって！
決めたことの理解が職員によって違うままに業務が進んでしまっていたりすることがあって、それが数か月後に発覚するみたいなことがあったりするもんです。
そんなとき、議事録等でいつの会議かを思い出しながら確認することってありませんか？
めんどくさい…。
マニュアルのなかに追加変更してしまっていると、どのページ書いてあるのかを探さなきゃいけないことってありませんか？
めんどくさい…。
そんなとき、追加変更点だけがまとまった「追加変更リスト」を作っておくと、どうでしょうか？
「追加変更リスト」で追加変更点だけを簡単に見ることができますよね！
「追加変更リスト」があると絶対に便利なんです！
「追加変更リスト」のまとめ方
介護マニュアルの整理の仕方は事業所によって様々かと思います。
おそらく項目に分けて整理されていることが多いのではないでしょうか？
業務全般のマニュアルがあって、それに加えて「食事」「排せつ」「入浴」といった項目毎のマニュアルがあるという整理の仕方が一番分かりやすいと思います。
業務全般のマニュアルというのは、日勤の業務、遅出の業務といった役割毎の業務手順や１日を通しての業務手順をまとめたものです。
で、この業務マニュアルの「食事」の部分の詳細については「食事マニュアル」を見るといったイメージです。
私はこの仕組みが一番分かりやすくて好きです。
では、本題に移ります。
マニュアルの好き嫌いの話はさておき、マニュアルを項目で分けておられる事業所が多いこと思います。
なので、追加変更リストを作るうえでは「いつ、どの項目のマニュアルについて、どのように追加変更したか」が書いてれば見やすくなります。
例えばこんな感じです↓
2019/2/22 業務
朝の準備は、業務の無駄を省く目的で「①～をする②～をする」に変更。
2019/3/25 食事
配膳の際は、配膳の間違いを防ぐため「名前を呼んで配膳する」を追加。
項目が書いてあると見やすいですよね！
日付もあるので、詳細を知りたければその月の議事録を見ればいいということになります。
簡単に業務を追加変更した目的も書いておけば、なぜそのように追加変更したのかも分かりやすくなると思います。
追加変更した経緯等の詳細までこのリストに書くと見にくいので、できるだけ簡単に分かりやすく、この程度のボリュームで書いておきたいなと思います。
できれば手書きではなく、ワードやエクセル等でデータ管理し、追加変更のたびにリストは更新していった方がいいと思います。
データ管理しておくと、マニュアルに追加変更していくときにコピー貼り付けができてマニュアル変更の作業が楽になりますしね。
このリストは、どこに綴じておきましょう？
マニュアルを綴じたファイルの一番最初にあると見てもらいやすいですね！
マニュアルのファイルが複数に分かれている場合は、一番良く使うマニュアルの一番最初に「追加変更リスト」を付けておくとよいと思います。
一元化してマニュアルに触れる機会を増やそう！
マニュアルを使うときは、新人教育の時と、業務を確認する時だとほとんどだと思います。
業務を確認する時と言うのは、どんなときでしょうか？
そのほとんどは、最近業務の見直しをした場合の確認だと思います。
この「追加変更リスト」があれば、業務の確認がしやすいうえに、マニュアルに触れる機会がグンとあがるわけです！
なんなら、会議等で話し合うほどではない軽微な変更について備忘録的にメモしておくような使い方もできます。
業務のことは全部マニュアルに書くような仕組みを作ってしまえばいいんです！
情報は一元化されているのが一番楽ですよね！
「扱いやすい！見やすい！」を意識して、まずはマニュアルをチーム内で共有します！
そして、より良い業務に変えていって、それをできる限り簡単に記録に残し、それをまた共有していける仕組みを作ればきっとチームは変わっていくはずです！
まとめ
介護現場のマニュアルは、他の業種に比べると言語化の難しさがある上に、細かに見ていけばかなりのボリュームになってしまうので、管理方法が難しいと思います。
それにマニュアルを誰が管理するのかというのも、そんな余裕もなく、見直しもなされず、どんどんマニュアルがお蔵入りしてしまいます。
ですが、職員を守るという意味でも、マニュアルはこれからの時代必要不可欠です。
なんとか、生きたマニュアルになるような工夫を考えるしかありません。
そのヒントは「一元化」にあると思っています。
マニュアルに関する記録等はすべてマニュアルに一元化すればいいんです。
そのための方法をこの記事にまとめてみました！
どの事業所においてもこれまでのやり方が染みついていると思うので、浸透するには時間がかかると思いますが、やり抜くと浸透していくものです。
それほど難しい方法ではないと思うので、ぜひ参考にしていただきながら生きたマニュアルにするためのマニュアルの一元化に取り組んでみてください！
私もマニュアルについては取り組んでいる最中ですので、また新たな気づきや反省等があれば記事にしていきたいと思います！