どうも、YO-PRINCEです。
今回の記事で取り上げるのはこちらのツイートです↓
会議の決定事項。
— YO-PRINCE👑 (@s_y_prince) 2019年3月16日
鍵を握るのは書記。
曖昧な部分を確認したり、おかしな方向にいきかけたら論点をずらした質問投げ掛けたり。
議事録作成のためにという第三者的立場で意見が言いやすく、会議の流れを修正しやすい。#介護にまつわる小さな引き出し
会議と言えば、鍵を握るのがファシリテーターの存在ですが、ファシリテーターって難しいんですよね(^_^;)
ですが、私は書記に注目してみました！・・・という記事を書きます。
会議に欠かせないファシリテーター
ファシリテーターというのは、ファシリテーションを行う人のことです。
ファシリテーションとは、会議を円滑にゴールに導かせるスキルのことで、主にはアイデアを引き出すことに重きをおいた手法です。
なので、司会がファシリテーターとなり、会議を進めることが何より大切だと言われています。
会議の活性化に欠かせないのが、アイデアを引き出すことなわけですが、ここでよく使われるのがブレインストーミング法です。
BS法と言われています。
BS法は何かと言うと簡単に言えば以下の通りです。
①質より量！
②批判はしない！結論を出さない！
③奇天烈な意見大歓迎！
④人の意見へのノッカリ大歓迎！
この４つを押さえておけば十分です。
このBS法でいったん意見を広げてしまってから、収束に向かわせる進行をして結論へと導きます。
これが出来る人は正直少ないと思います。
何か今日の会議グダグダやったな～(-_-;)
あんな雰囲気では意見言われへんわ～。。。
意見出るんは出たけど結局何も決まってないやん(-_-;)
話がズレズレ・・・(-_-;)
ちゃんと軌道修正してくれんと(ー_ー)!!
会議後、不満だらけの会議ってありますよね・・・(^_^;)
全部ファシリテーターのスキルが問われてるんですよね・・・。
ファシリテーターは相当高度なスキルが必要と感じています。
知識だけでできるものではなく、やはりかなりの経験と訓練が必要なのです。
そんなとき使えるのが書記ということに気づいたのです。
書記は俯瞰的に会議を見ることができる！
研修等でグループワークをすることになった時に、司会・発表・書記を決めることってありますよね。
このなかで結構人気なのが書記なんです。
実際の職場の会議では、議事録作成の手間などから書記は敬遠されがちですが、議事録のことさえ考えなければ書記って楽ですよね？
だって、意見もさほど言わなくていいし、意見をまとめていればいいだけなんで。
そんなふうに捉える人も一定数いると思います。
ところが、まじめな人なら書記の大変さは分かるはずです。
え？なんか話が違うほうにいってるけど、これどう書けって言うの？？
司会さん！ちゃんと結論づけてくれよ！
大事なこと話しあえてないやん！？
内心イライラしながら会議を客観視している書記さんって結構いるんじゃないでしょうか？
書記って会議を俯瞰的に見ることができるんですよね。
書記にできるファシリテーター支援
会議をより充実させるには難しい司会者にスキルを求めるのではなく、書記に求めたほうが簡単かなと感じています。
あれ？話がズレてきたぞ？
結論出たんはええけど、◯◯に関してはどうなったんやろ？
話が無駄に長いぞ！司会さん止められんのやろな・・・(-_-;)
そんなふうに書記は俯瞰的に見て感じることが出来やすい立場です。
そして、そんなことを感じたら伝家の宝刀を投じます↓
◯◯については結局どうなったんでしたっけ？
…すんません、議事録書かんなんので(^_^;)
これがサラリと言いやすいのが書記です。
議事録を書かないといけないという立場で物申せばさほど嫌がられないはずです。
司会は雰囲気を作る役割でもあるので、会議の流れを止めるのは司会じゃない方がよいと考えています。
だから、この役割は書記が適任なのです！
なんなら、会議のルールとして会議の軌道修正を書記の役割に位置付けてしまっておいてもよいと思います。
その方が書記もやりやすいでしょうし、そうすれば堂々と書記に求めることとして書記育成に取り組むこともできます。
ファシリテーター育成よりかはだいぶ楽だと思いませんか？
決戦となる会議では書記を名乗り出よう！
今後を左右するような議題を話し合う会議ってありますよね？
色々根回しもして、いざ会議！というような場面です。
ちなみに根回しはこちらの記事を参考にしてくださいね！
そんな決戦となる会議では、ぜひとも書記を名乗り出てください！
前述した手法を使えば、ある程度軌道修正できるはずです。
特に司会の機能が期待できないときには、やってみる価値はあります！
まとめ
介護現場では、多様な価値観が存在します。
介護現場の会議という場は、その多様な価値観を表出させることが何より大事なのですが、その多様さゆえに何が言いたいのか分からなくなるような場面があるんですよね。
あるいは、まったく盛り上がらないか・・・です。
そんななかで、司会のファシリテーションだけでは会議はどうにもならないですし、ファシリテーションスキルを身につけることはとても高度なので、出来る人は限られています。
そこで着目したのが書記の存在で、ここに書いた手法は実際に実践してみて司会以上に実践しやすい方法であることを確認しています！
ぜひともやってみてください！
ついでに会議を俯瞰して見ることが出来る力も身につくはずです！